Ao submeter pedidos de reembolso de IVA suportado noutros Estados-Membros da União Europeia através do portal Mijn Belastingdienst Zakelijk, as empresas estabelecidas nos Países Baixos devem classificar cada fatura de acordo com os 10 códigos oficiais estipulados na Diretiva 2008/9/CE. Uma classificação incorreta é a causa principal de rejeição de pedidos.
1. A importância da correta codificação das despesas
Cada país da União Europeia dispõe de regras fiscais próprias no que respeita ao direito à dedução do IVA. Por exemplo, em determinados países o IVA sobre o gasóleo é parcialmente dedutível, enquanto as despesas com alojamento e participação em feiras profissionais podem ser totalmente reembolsadas. Os códigos permitem aos serviços tributários estrangeiros avaliar a conformidade fiscal do pedido.
2. Os 10 Códigos Principais de Despesa (Diretiva 2008/9/CE)
| Código | Categoria de despesa | Exemplos correntes |
|---|---|---|
| 1 | Combustível | Gasóleo, gasolina, carregamentos elétricos |
| 2 | Aluguer de meios de transporte | Rent-a-car e viaturas comerciais |
| 3 | Outras despesas relativas a transportes | Estacionamentos, reparações e manutenção |
| 4 | Portagens e taxas de utilização rodoviária | Portagens de autoestradas e pontes |
| 5 | Despesas de deslocação | Comboios, voos, táxis, transportes públicos |
| 6 | Alojamento | Hotéis e estadias em viagens de negócios |
| 7 | Alimentação, bebidas e restauração | Refeições profissionais e serviços de restauração |
| 8 | Acesso a feiras e exposições | Inscrições em conferências, seminários e feiras |
| 9 | Despesas de luxo, diversão e representação | Ofertas comerciais e receções de clientes |
| 10 | Outros bens e serviços | Equipamentos, materiais e consultoria |
3. A obrigatoriedade dos subcódigos nacionais
Diversos Estados-Membros exigem a especificação de subcódigos pormenorizados para o código 10 e para o código 1. A omissão destes subcódigos no portal tributário holandês impede o envio do formulário eletrónico.
4. Automação inteligente com o AutoVAT Pro
Para evitar pesquisas manuais morosas, a extensão AutoVAT Pro faz a correspondência automática entre as linhas da sua folha de cálculo e os subcódigos legais, preenchendo o formulário em escassos milissegundos.