Składając wniosek o zwrot zagranicznego podatku VAT z krajów Unii Europejskiej za pośrednictwem portalu Mijn Belastingdienst Zakelijk, holenderskie przedsiębiorstwa muszą przypisać każdą fakturę do jednego z 10 urzędowych kodów wydatków zdefiniowanych w Dyrektywie 2008/9/WE. Błędny kod to najczęstsza przyczyna odrzucenia wniosku.
1. Dlaczego urzędy skarbowe wymagają kodów wydatków?
Każde państwo członkowskie UE stosuje własne przepisy dotyczące odliczenia podatku VAT. Przykładowo, we Francji podatek VAT od oleju napędowego podlega odliczeniu w 80%, podczas gdy benzyna podlega innym regulacjom. Z kolei w Hiszpanii wydatki na hotele i restauracje są w pełni odliczalne, o ile służą celom służbowym. Kody wydatków pozwalają zagranicznym organom podatkowym automatycznie zweryfikować uprawnienie do zwrotu.
2. 10 Głównych Kodów Wydatków (Dyrektywa 2008/9/WE)
| Kod | Kategoria wydatku | Typowe przykłady |
|---|---|---|
| 1 | Paliwo | Olej napędowy, benzyna, ładowanie pojazdów elektrycznych |
| 2 | Wynajem środków transportu | Wynajem samochodów osobowych i dostawczych |
| 3 | Inne wydatki związane ze środkami transportu | Opłaty za autostrady, parkingi, naprawy i serwis aut |
| 4 | Opłaty drogowe i myto | Winiety, opłaty za przejazd tunelami i mostami |
| 5 | Koszty podróży | Bilety kolejowe, lotnicze, taksówki, transport publiczny |
| 6 | Zakwaterowanie | Hotele, apartamenty służbowe, noclegi |
| 7 | Żywność, napoje i usługi restauracyjne | Posiłki służbowe, restauracje, catering |
| 8 | Wstęp na targi i wystawy | Bilety wstępu na konferencje branżowe i kongresy |
| 9 | Wydatki na luksus, rozrywkę i reprezentację | Upominki biznesowe, imprezy integracyjne |
| 10 | Inne towary i usługi | Narzędzia, materiały reklamowe, usługi doradcze |
3. Wymóg stosowania podkodów (Subcodes)
Wiele krajów unijnych (m.in. Niemcy, Francja, Hiszpania, Włochy) wymaga podania szczegółowych podkodów numerycznych dla kodu 10 (np. 10.1, 10.2, 10.16) oraz kodu 1. Wprowadzenie samego kodu głównego "10" na portalu Belastingdienst powoduje błąd walidacji i zablokowanie wysyłki wniosku.
4. Automatyczne mapowanie kodów w AutoVAT Pro
Aby wyeliminować ryzyko pomyłki i konieczność ręcznego wyszukiwania podkodów, rozszerzenie AutoVAT Pro automatycznie przypisuje właściwe kody i podkody na podstawie kategorii z Twojego programu księgowego (np. Exact Online, Moneybird czy Excel) i wprowadza je w ułamku sekundy do portalu Belastingdienst.